Question :
J’ai un nouveau directeur et, depuis son arrivée, j’essaye d’établir un rapport avec eux (je suisleur assistante administrative). Ça semble beaucoup plus difficile que je ne l’aurais jamais cru.Parfois, mon directeur ne m’adresse pas la parole de toute la journée. Ils me saluent rarement.Ces silences rendent la communication difficile. Ça rend aussi la situation très pénible etparfois même impossible, au point qu’elle m’empêche de remplir mes tâches ou de répondreà des questions qu’on me pose, car parfois je ne suis pas du tout au fait de ce qui se passe. Parexemple, pour connaître leurs intentions quant à d’éventuelles vacances.
Comment est-ce que j’entame une conversation avec mon directeur? Je ne tiens pas à lesattaquer. Je ne veux pas non plus les forcer à adopter une attitude défensive. Je veux seulementqu’ils m’écoutent et peut-être changer, pour le mieux.
Aidez-moi, s’il vous plaît!
Cordialement,
Frustrée
Réponse :
Chère Frustrée,
La situation peut certainement se compliquer lors de n’importe quels changements au seind’un bureau, surtout lorsqu’il s’agit de changements au niveau de la Direction. En lisant votrelettre, j’ai relevé plusieurs choses; parmi elles : le fait vous vous appropriez le manque decommunication de votre gestionnaire, ce qui constitue d’emblée le premier problème que jeperçois. Ce n’est pas parce que votre gestionnaire ne vous adresse pas souvent la parole, qu’ilfaut en déduire qu’ils vous ignorent ou qu’ils sont fâchés sur vous. Il se peut, tout simplement,qu’ils tiennent pour acquis que vous n’ayez pas besoins de directives et que vous faites del’excellent travail. Parfois, l’adage pas de nouvelle, bonne nouvelle s’avère, même si nos petitesvoies intérieures se mettent à nous parler et que nous pouvons transformer leur propos enquelque chose de négatif. En ce qui concerne le fait qu’ils ne vous saluent pas le matin, c’estpeut-être tout simplement parce qu’ils n’ont pas une personnalité matinale.
Je pense que vous devriez utiliser la première personne singulière lorsque vous communiquezavec votre directeur : le « je ». Ainsi, ils n’auront pas l’impression que vous les « attaquez ».Vous pourriez essayer quelque chose de ce genre :
D’abord, abordez votre directeur en face à face ou par courriel pour lui demander uneentrevue. « Bonjour ______, je me demandais si nous pouvions prévoir une réunion pour passeren revue plusieurs sujets au sujet desquels j’aimerais avoir des clarifications. Quel moment seraitle plus propice pour vous? »
Ensuite, lors de la réunion, abordez le sujet ainsi :
- Dressez une liste de questions auxquelles vous aimeriez avoir une réponse.
- Abordez votre gestionnaire de manière amicale et en utilisant le « je ».
- Commencez par « Je me demandais si je pouvais obtenir des explications sur quelquessujets… », et ensuite vous pouvez nommer les points pour lesquels vous aimeriez voirdes explications.
- Pour les congés, essayez ceci : « Je me demandais si vous aviez prévu de prendre descongés. À titre d’assistante administrative, je devrais en informer le reste du personnelet les ajouter au calendrier. » Cette façon de faire vous permet de vous informer sur sesintentions, de manière amicale et non menaçante.
Je vous suggérerais également de fixer une date avec votre gestionnaire une date – toutes lesdeux semaines ou mensuelle – pour passer en revue les tâches, les priorités, etc., ce qui devraitfavoriser la communication et la planification dans votre bureau. Vous pourriez le faire aumoyen d’un courriel amical adressé au directeur.
N’oubliez pas qu’ils se sentent peut-être dépassés par les événements en occupant leur nouveauposte. Essayez de ne pas « prendre les choses personnel » et ne tenez-vous en aux « faits ». Nevous appropriez pas ce qui ne vous appartient pas lorsque vous êtes dans l’environnement devotre bureau – il s’agit d’un emploi et pour le moment, vous travaillez avec un directeur qui n’estpas volubile, ce qui peut parfois être difficile si vous vous l’êtes.
J’espère que ces quelques conseils vous aideront.
Jackie Lee